GoogleWorkspaceのデメリット-個人や小規模事業者編
GoogleWorkspace Google デメリット GoogleWorkspaceとは？
GoogleWorkspaceとは？デメリットについて
GoogleWorkspace ってなに？デメリットについて。
個人で使えるいろいろなGoogleのサービスがあると思いますが、
・Gmail（独自独自ドメインでも）
・スプレットシート
・Googleドライブ
・Googleカレンダー などなど
こういったものを個人でバラバラに使うのではなく、会社でまとめ管理(複数ログイン)しない？っていう大企業向けサービスです。
個人/個人事業主/小規模事業者の方が進んで導入しますと様々な弊害を引き起こしますのでご注意ください。
Googleは小規模事業者にもGoogle Workspaceを勧めているのですが、Googleがいう小規模とは100名くらいの規模を行っています。
そういったクラスの企業が
社内効率化を図ろうよ、
複数の人でログインできるようになるから便利だよ！というのが GoogleWorkspace 最大のウリです。
- みんなのスケジュールをカレンダーで管理できるやん？
- みんなのメールアドレスを一元管理できるやん？
- 一つのプロジェクトの情報は、みんなで一つのクラウドに放り込んだらええやん？
素敵やん？夢の国やん？
つまり
GoogleWorkspaceですが、
個人の方、個人事業主さん、小規模な事業所様には、
まったく不要のサービス
だと思います。
アカウントごと（社員ごと）にも別課金にもなりますし。小規模事業者にとっては不経済極まりないでしょう。
でも以外と便利そうな気がするけど？
もしかするとそう思うかもですが、会社のホームページを持てなくなりますが大丈夫でしょうか？
小規模な事業者様がGoogleWorkspaceを導入する場合、致命的な問題点が一つありまして、
ホームページが持てません💦
下手したら空を飛べるかもって時代にそんなことあんのか？って話ですが、
GoogleWorkspace はGoogleが展開しているサービスなので「Googleサイト」という簡易的なホームページ作成サービスしか無く、レンタルサーバー機能というものがありません。つまりワードプレスにしても、静的なhtmlファイルサイトにしても、ホームページを運営したいなと思っても無理なんです。
別でレンタルサーバーを借りれば？
と思うかもですが、GoogleWorkspace を導入しているということは、つまりメールサーバーは当然 GoogleWorkspace ですから、MXレコード設定で参照先（Googleメールサーバーとレンタルウェブサーバー）を切り替える、といった面倒なことも生じます。
ウェブ担当者とかいらっしゃるような規模でしょうか？
ホームページを持ちたいという気持ちがある場合は、
無駄な設定や作業が増える。費用が余分にかかる。
という大きなデメリットがあります。
ハッキリ言って個人・または小規模事業者様には致命的なのでGoogleWorkspaceはやめたほうがいいでしょう。
もうこれが答えなので、ホームページ持てないならあかんやん！って人は、これより下を読む意味がないのですが、一番下で「個人事業主様・小規模事業者様向け」アドバイスをしているので、お時間あればご覧ください。
もっと詳しく知りたい方は順にお読みください。
GoogleWorkspace 100人以上の企業なら
GoogleWorkspaceは個人や小規模事業者にとってはデメリットが目立ちます。導入を検討中の場合デメリットについて理解ください。グーグルは小規模事業者にもGoogleWorkspaceを勧めているのですが、Googleが言う小規模事業者とは100人ぐらいの規模を指します。その大前提をはき違えると大変です。
GoogleWorkspaceとは？
主に下記3つの主要サービスに魅力を感じますでしょうか？
GoogleWorkspace３つのメリット
複数の人の管理、複数の部署の効率化。「複数の」というのがポイントです。
- 複数の従業員のメールを管理できる
- Googleサイトという「複数の人が」ログインできる簡易ホームページサービスがあるが「公式ホームページ」としてはチープすぎるので社内掲示板・連絡網用といった感じ
- グループというクラウドサービスがあり、各部署や下請けさんなど「複数の人」を巻き込んで業務効率化をまい進する。
1番から3番までのメリットについて簡単に説明させて頂きます。
１．GoogleWorkspaceでのメール管理
GoogleWorkspaceは、管理者が社員のメールを管理するためのメールサーバーと思って頂ければOKです。Gmail自体はGoogleWorkspaceでなくても（個人・無料でも）使えるのはご承知の通りだと思います。
個人のGmailと何が違うの？
と思われるかもですが、社員各自が個人Gmailで仕事をしていたら、管理者という立場から見た時に社員のメールを制御できないですよね？たとえば、やめた社員が個人で使っていたGmailでその後も取引先と情報交換するなど。そういうことが気になるクラスの企業なのかどうかです。管理者目線で必要かどうかという視点が必要なサービスです。
個人事業無視さんが自分で使う、といった場合になんのメリットもありません。
２．グーグルサイトとは？（簡易ホームページ）
グーグルサイトという簡易ホームページ作成サービスがあります。このグーグルサイトはGoogleWorkspaceを導入していなくても（個人・無料でも）使えるサービスなのですが、個人ですと複数の担当者によるログイン管理などが出来ないです。
複数の人（例えば担当部署）でログインする必要があるかどうかです。個人事業主や小規模事業者の担当者が一人で使いたい場合は不要です。
ただホームページ作成サービスといいましても、公式ホームページのようなものが作れるわけではなく、社内広報的なモノ、サブ的なモノ、という簡易ホームページ作成サービスです。例えば社内掲示板、社内広報的なもの。そういったものが必要であるクラスの企業かどうかです。
３．グループという仕事効率化のサービス
Gmailで管理されたクラウドサービスがあり、上司も、下請けさんも、部下も、関係部署も「ある一つのプロジェクト」について、みんなそこに情報を放り込んで、業務効率化を図ろうよ、ってことです。
グーグルはこの機能をグループと呼んでおり、便利だとは思いますが、そんなことを強要できる強い立場の企業なのか？という問題があります。小規模な事業者さんの場合、上の会社から強要されることはあっても、自らこれを主導することはないのではないでしょうか。
強要されるだけならGoogleWorkspaceは不要です。参加するだけならGmailだけあればOKなので。自社の業務効率化を推進するために、各関係者にいろんなことを強要できる強い立場の企業かどうかがポイントです。
また資料Bは、Aさんと共有できるがCさんとは共有できない、というケースもよく出てきます。とても複雑な管理システムなので、そうまでして業務効率化をまい進したい状況なのかどうかもポイントです。
どうでしょうか？
1番から3番をメリットに感じますでしょうか？
それ以外の細かいサービスもたくさんありますが、メインは上の３つを必要と感じるかどうかです。
この1番から3番のサービスが「とても必要」と感じるのであればGoogleWorkspaceは良いサービスだと思います。
※その他のサービス・・・
たとえばGoogleカレンダーやスプレットシート、Googleドライブなどなど。これらは個人の場合無料で使えるのですが、すべては複数の人「組織」という枠でログインして使いたいかどうかがポイントです。
GoogleWorkspace最大のデメリット「ホームページが持てない」の補足
小規模事業者にってホームページが公開できないというのは最大のデメリットだと思います。少し詳しく補足させて頂きます。
- ワードプレスなど公式ホームページを持てない（グーグルの意地悪？）
４．公式ホームページが持てない（デメリット）
GoogleWorkspaceはレンタルサーバー事業ではないのでホームページデータをアップするスペースがありません。つまりホームページが持てません。でもメールサーバーはGoogleWorkspaceを使う必要があるので話が複雑になります。
もちろんGoogleWorkspaceとは別に、レンタルサーバーを借りてドメインを取得して～とやれば、ホームページを持つことはできますが、それをするならそのレンタルサーバーでメール管理すればいいので、GoogleWorkspaceは不要ということになります。
GoogleWorkspaceは、なぜ肝心のレンタルサーバー機能が無いの？
Googleは「Googleサイト」（という簡易ホームページ作成サービス）を展開しており、そのサービスを使わせたいからです。
グーグルはホームページを持ちたいなら「グーグルサイト」を使いなさいという姿勢であるわけですが、グーグルサイトというのは本当に簡易的なホームページ作成サービスなので、とても企業の公式ホームページに使えるようなものではございません。（グーグルは出来ると言っていますが💦）
せいぜい社内広報的な簡易ホームページです。
さらに注意点としまして、
仮にGoogleworkspaceを導入する、そして別途レンタルサーバーなどを借りて、ホームページは別で運営する、という判断をした場合ですが、メールサーバー（GoogleWorkspace）とウェブサーバーを分けるという判断をしているわけですから、そのための分岐させるMXレコード設定などの理解も必要となります。
加えて、当然サーバーを分けるので経費も別で必要になりますし、お金の話をすると損しかないです。
なので、
安いからGoogleWorkspaceにするという選択肢はないと思います。メリット3点を「とても便利」と思えるクラスの企業のみが使うサービスです。
個人事業主さんや小規模事業者様でGoogleWorksspaceを検討している人がおられたので書かせて頂きました。極論デメリットしかなく、まったく不要だと思います。
個人・小規模事業者様へアドバイス
個人事業主さんや小規模事業者様の場合、
- ホームページを運営したいのか？
- Googleworkspace（複数でログインできる利便性）を利用したいのか？
そこを明確にしてみましょう。
ちなみにホームページ運営は、レンタルサーバーが必要なのですが、
もしレンタルサーバーを契約するなら、お名前ドッコムはやめたほうがいいです。
お名前ドットコムは有名ですが、あまりにも管理画面が使いづらいです。あと本当に上場会社なのか？ってくらいセールスがえぐいです。たぶん間違えて「不要なサービス」などを申し込んでしまったりするほど管理画面がせこいので、一般の人はやめたほうがいいです。
補足
エックスサーバーはレンタルサーバー会社なのですがドメイン管理もやっていて、①レンタルサーバーを契約してくれるなら独自ドメインもセット割で、というニュアンス。お名前ドットコムはドメイン管理会社ですが、レンタルサーバー事業もやっていて、②ドメインを契約してくれるならサーバーもセット割で、というニュアンスです。
多少の高い安いは別としまして、
上の①と②はまったく同じサービスなので、どちらのパターンで申し込んでも同じなのですが、「サーバーの使いやすさ」を優先したほうがいいです。その意味でサーバー会社を主に考えたほうがいいため、上記でいうならパターン①のほうが使いやすいです。
どのレンタルサーバーを借りたとしましても、メールアドレスの一元管理はできます。それができないサーバーはありません。Googleworkspaceだけがメール管理できるわけではありません。むしろGoogleworkspaceは大人数用なので小規模事業者には使いずらいと思います。
個人や小規模事業者さんの場合、
ホームページを持てないというのは致命的だと思いますので、その観点から GoogleWorkspace という選択肢は無いように思います。
御参考ください。
お読み頂きありがとうございました！
